1 Dalsze podmioty przetwarzające (podprocesorzy) Sub-processors
Wykaz podmiotów, z których usług Trackeo sp. z o.o. korzysta jako podmiot przetwarzający przy świadczeniu usług oprogramowania Trackeo Properties, wraz z zakresem, w jakim przetwarzają dane, lokalizacją danych oraz podstawą ewentualnego transferu poza EOG. Entities engaged by Trackeo sp. z o.o. as a processor in delivering the Trackeo Properties software, including the scope of their processing, data location, and the legal basis for any transfer outside the EEA.
| PodmiotEntity | Usługa i zakres przetwarzaniaService & scope of processing | Lokalizacja danychData location | Podstawa transferu poza EOGTransfer basis (outside EEA) |
|---|---|---|---|
|
Trackeo Group sp. z o.o.
al. Jerozolimskie 98, 00-807 Warszawa, PL
(dawniej: SimeoIT sp. z o.o.) (formerly: SimeoIT sp. z o.o.) |
Tworzenie i utrzymanie Oprogramowania; przetwarzanie wyłącznie w środowisku IT Trackeo Software development and maintenance; processing solely within Trackeo's IT environment | EOG / EEA | nie dotyczyn/a |
|
Microsoft Ireland Operations Ltd
One Microsoft Place, Dublin 18, IE — Microsoft Azure
|
Hosting Serwisu oraz przechowywanie danych (główna infrastruktura) Service hosting and data storage (primary infrastructure) | EOG / EEA EU Data Boundary | SCC EU-US DPF |
|
Microsoft Ireland Operations Ltd
One Microsoft Place, Dublin 18, IE — Microsoft 365
|
Narzędzia komunikacji z klientami i użytkownikami Customer and user communication tools | EOG / EEA EU Data Boundary | SCC EU-US DPF |
|
Atlassian Pty Ltd
341 George St, Sydney, AU — Jira Service Management
|
Obsługa zgłoszeń wsparcia technicznego (helpdesk) Technical support ticketing (helpdesk) | EOG / EEA data residency | SCC EU-US DPF |
|
Twilio Ireland Limited
70 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, IE — SendGrid
|
Wysyłka powiadomień i wiadomości e-mail z Oprogramowania Sending notifications and e-mails from the Software | EOG / EEA | SCC EU-US DPF |
|
Google Ireland Limited
Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, IE — Google Analytics
|
Analityka ruchu w Serwisie (nie obejmuje danych wprowadzanych do Oprogramowania) Website traffic analytics (does not cover data entered into the Software) | EOG / EEA | SCC EU-US DPF |
SCC – standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej (2021/914) inkorporowane w umowie powierzenia danego dostawcy · EU-US DPF – decyzja adekwatności Komisji Europejskiej dot. EU-US Data Privacy Framework (certyfikacja podmiotu z grupy dostawcy w USA). SCC – European Commission Standard Contractual Clauses (2021/914) incorporated in the provider's DPA · EU-US DPF – European Commission adequacy decision on the EU-US Data Privacy Framework (certification of the provider's US entity).
2 Zakres powierzonego przetwarzania Scope of entrusted processing
Przetwarzanie ma charakter ciągły i odbywa się w systemie teleinformatycznym Trackeo (model SaaS), wyłącznie w celu i w zakresie niezbędnym do świadczenia usług. Poniżej przedstawiono standardowy zakres – szczegółowy zakres powierzenia każdorazowo określa umowa powierzenia zawarta z danym klientem. Processing is continuous and takes place in Trackeo's IT system (SaaS model), solely for the purpose and to the extent necessary to provide the services. The standard scope is shown below – the specific scope is defined in the data processing agreement concluded with each customer.
Kategorie danychData categories
- imię i nazwiskofirst and last name
- numer telefonuphone number
- adres e-maile-mail address
Wyłącznie tzw. dane zwykłe – powierzenie nie obejmuje szczególnych kategorii danych (art. 9 RODO). Ordinary data only – no special categories of data (Art. 9 GDPR) are entrusted.
Kategorie osóbData subjects
- pracownicy i współpracownicy klienta (w tym użytkownicy zależni)customer's employees and associates (incl. dependent users)
- osoby kontaktowe i przedstawiciele najemców lokali w obiektachcontact persons and representatives of tenants
- osoby kontaktowe i przedstawiciele właścicieli obiektówcontact persons and representatives of property owners
- inne osoby, których dane klient wprowadza do oprogramowaniaother persons whose data the customer enters into the software
Operacje przetwarzaniaProcessing operations
- zbieranie, utrwalanie, organizowanie i porządkowaniecollection, recording, organisation and structuring
- przechowywanie i wykonywanie kopii zapasowychstorage and back-up
- wyświetlanie uprawnionym użytkownikom i modyfikowaniedisplay to authorised users and alteration
- udostępnianie na polecenie klienta oraz usuwaniedisclosure on the customer's instruction and erasure
3 Środki bezpieczeństwa Security measures
TechniczneTechnical
- szyfrowanie danychdata encryption
- kontrola dostępu i zarządzanie uprawnieniamiaccess control and permission management
- możliwość odtworzenia danych po incydencie (kopie zapasowe)data recovery after incidents (back-ups)
- infrastruktura renomowanego dostawcy chmurowego w EOGinfrastructure of a reputable cloud provider within the EEA
OrganizacyjneOrganisational
- polityka bezpieczeństwa danych osobowychpersonal data security policy
- procedura zgłaszania naruszeń ochrony danychpersonal data breach reporting procedure
- rejestr osób upoważnionych do przetwarzaniaregister of persons authorised to process data
- regularne szkolenia i szkolenia przypominająceregular and refresher training
Nadzór i przeglądyOversight & reviews
- okresowa ocena ryzyka przetwarzaniaperiodic processing risk assessments
- regularny przegląd środków technicznych i organizacyjnychregular review of technical and organisational measures
4 Zmiany wykazu i powiadomienia List changes & notifications
Wykaz dalszych podmiotów przetwarzających może ulegać zmianom (dodanie lub zastąpienie podmiotu). O każdej planowanej zmianie informujemy naszych klientów (administratorów) z wyprzedzeniem – pocztą elektroniczną na adresy wskazane w umowie powierzenia, na zasadach i w terminach określonych w tej umowie. Każda zmiana jest jednocześnie odnotowywana w rejestrze zmian poniżej. The sub-processor list may change over time (addition or replacement of an entity). We notify our customers (controllers) of any planned change in advance – by e-mail to the addresses designated in the data processing agreement, under the terms and within the timeframes set out therein. Every change is also recorded in the changelog below.
5 Transfery danych poza EOG Data transfers outside the EEA
Dane są przechowywane i przetwarzane na infrastrukturze zlokalizowanej na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego; Trackeo nie inicjuje transferów do państw trzecich. Z uwagi na globalny charakter części dostawców nie można wykluczyć incydentalnych transferów (np. w ramach zdalnego wsparcia technicznego) – ewentualne transfery odbywają się wyłącznie z zachowaniem wymogów rozdziału V RODO: na podstawie standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej lub decyzji adekwatności (EU-US Data Privacy Framework). Podstawy transferu dla poszczególnych dostawców wskazano w tabeli w sekcji 1. Data is stored and processed on infrastructure located within the European Economic Area; Trackeo does not initiate transfers to third countries. Given the global nature of some providers, incidental transfers cannot be excluded (e.g. remote technical support) – any such transfers take place solely in compliance with Chapter V GDPR: under the European Commission's Standard Contractual Clauses or an adequacy decision (EU-US Data Privacy Framework). Transfer bases per provider are indicated in the table in section 1.
Umowy powierzenia dostawców (DPA): Provider data processing agreements (DPAs):
6 Rejestr zmian wykazu podprocesorów Sub-processor changelog
7 Kontakt Contact
KRS 0000865761 · NIP 5252840535